Svakodnevni radni zadaci zaposlenika generalno se mogu svrstati u dvije kategorije:

• rutinski zadaci koji se obavljaju dnevno, slijedom dnevnog priljeva posla (izrada upita, ponuda, narudžbe i slično), tj. oni poslovi koji nam sami dođu
• svi ostali zadaci kao posebni projekti, zaduženja, razne aktivnosti mimo dnevne rutine, tj. sve ono što bi trebalo unaprijediti posao i biznis, a ne spada u rutinu.

Problem je u realizaciji druge kategorije posla jer su to često zahtjevniji zadaci, koji s jedne strane nisu “voljeni“od strane izvršioca, a s druge strane ne mogu biti u prvom planu pokraj dnevne rutine (npr. ponuda se mora izraditi odmah jer kupac čeka). Nadalje, često nije jasno definiran izvršitelj zadataka (često je to grupa ljudi), vrlo često nije definiran precizan rok završetka, a najčešće je vrlo neprezicno definiran način izvještavanja i nadzora. Rezultat svega je veliki postotak planova i aktivnosti koji ostaju mrtvo slovo na papiru.